Your Congress
is our business.

Professionelle Kongress- und Eventorganisation aus einer Hand.

Von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Durchführung: Austropa Interconvention begleitet Verbände, Unternehmen und Institutionen bei der Planung und Umsetzung von Kongressen, Tagungen und Events.

Wir übernehmen die organisatorischen, finanziellen und logistischen Aufgaben im Hintergrund – persönlich, zuverlässig und mit viel Erfahrung. So können Sie sich auf Ihre Inhalte, Ihre Teilnehmer und den Erfolg Ihrer Veranstaltung konzentrieren.

Kongressmanagement (PCO) I Meetings & Events I Destination Management (DMC) I Digitale & hybride Veranstaltungen I Healthcare I Referenzen I Kontakt

Wir halten Ihnen den Rücken frei.

Ein erfolgreicher Kongress braucht eine gute Idee – und eine professionelle Organisation, die dafür sorgt, dass alle Details ineinandergreifen.
Austropa Interconvention übernimmt die Koordination der vielen Aufgaben, die hinter einer gelungenen Veranstaltung stehen: von Budget und Teilnehmermanagement über Hotels und Reiseorganisation bis hin zur Betreuung vor Ort.
Als 100%ige Tochter des VERKEHRSBUEROS verbinden wir langjährige Erfahrung mit persönlicher Betreuung und innovativen Lösungen.

Sie kümmern sich um die Inhalte. Wir kümmern uns um die Organisation.

Erfahrung, auf die Sie zählen können.

„[…] Ich möchte die Gelegenheit nutzen um Ihnen und Ihrem Team herzlichst für die tolle Kongressvorbereitung und -abwicklung zu danken. Es hat alles bestens funktioniert und sowohl die Teilnehmer als auch wir als Organisatoren waren mit Ihrem Service ausgesprochen zufrieden.

Sollten wir wieder einmal einen Kongress zu organisieren haben wissen wir wohin wir uns wenden werden.[…]

„[…] zum Ende des erfolgreichen Abschlusses der EFMC12 möchte ich mich bei Ihnen sehr herzlich für Ihre Arbeit bedanken. Die schnelle Umsetzung unserer Sonderwünsche hat mich besonders beeindruckt. Auch fand ich den persönlichen Kontakt und die Zusammenarbeit jederzeit sehr konstruktiv und angenehm. Daher werde ich AUSTROPA jedem potentiellen Tagungsorganistor uneingeschränkt weiterempfehlen![…]

„[…] ich habe in meinem Berufsleben schon mit unterschiedlichsten Menschen zusammengearbeitet, aber ich habe mich noch nie auf so kompetente Weise unterstützt gefühlt! Der Kongress war ein ganz toller Erfolg auf allen Ebenen! […]

„[…] Da wir schon seit vielen Jahren sehr positive Erfahrungen mit der Austropa haben, haben wir uns auch für die 25th International Conference on Health Promoting Hospitals and Health Care für diesen Anbieter entschieden. Das Team der Austropa Interconvention macht Unmögliches möglich und organisiert bis ins kleinste Detail alles perfekt. Auch von unseren internationalen Teilnehmerinnen und Teilnehmern haben wir durchwegs positives Feedback erhalten.[…]

„[…] um Ihnen nochmals ganz herzlich für all Ihre Arbeit, die unermüdliche Unterstützung in sämtlichen Bereichen und besonders auch für Ihren Einsatz in der Kongresswoche selbst vor Ort zu danken – es war ein wunderbar beruhigendes Gefühl, sich in allen Registrierungs- und sonstigen relevanten Belangen voll und ganz auf Sie und Ihre MitarbeiterInnen verlassen zu können. […]

„[…] Das diesjährige Motorensymposium ist wieder erfolgreich verlaufen! Die Mitarbeiter von Austropa sind an diesem Erfolg in großem Ausmaß beteiligt. Wir bedanken uns sehr herzlich für diese perfekte Kooperation, die sowohl bei der Vorbereitung des Symposiums als auch bei der Durchführung im Kongresszentrum Hofburg Wien zum Tragen kommt. […]

„[…] Ich möchte mich nach unserer letzten Flandern Gruppenreise mit einem herzlichen Dankeschön bei Ihnen Allen, die bei der Ausarbeitung unseres erstklassigen, organisierten Programmes mitgewirkt haben bedanken. Schon lange Jahre werden wir von Ihnen bestens betreut und es werden auch immer wieder unsere Wünsche ernst genommen. […]

„[…] haben wirklich ganze Arbeit geleistet! Schon in der Vorbereitung konnten wir uns von Ihrem professionellen Zugang überzeugen und jede unserer Fragen und Anliegen wurden prompt beantwortet und erledigt. Die Börse-Tage und der Gala-Abend wurden zu einem vollen Erfolg, was auch die Rückmeldungen von den ca. 3400 Teilnehmern bestätigt haben.[…]“

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Kongressmanagement (PCO)

Von der ersten Planung bis zur Durchführung vor Ort koordinieren wir die organisatorischen, finanziellen und logistischen Prozesse Ihres Kongresses.

Eine erfolgreiche Veranstaltung braucht klare Planung, effiziente Prozesse und jemanden, der den Überblick behält. Wir koordinieren alle wichtigen Bereiche Ihres Kongresses – von Budget und Kostenkontrolle über Verträge und Versicherungen bis hin zu Teilnehmermanagement, Logistik und Betreuung vor Ort. Ihr persönlicher Projektleiter begleitet Sie von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss, koordiniert die beteiligten Partner und sorgt dafür, dass alle Abläufe ineinandergreifen.

Ob Kongress, Konferenz oder Tagung im In- oder Ausland: Wir arbeiten für Unternehmen, Verbände und öffentliche Institutionen. Dabei entscheiden Sie selbst, wie umfassend wir Sie unterstützen – mit einer Komplettorganisation oder individuell zusammengestellten Leistungen. Persönlich betreut. Transparent geplant. Professionell umgesetzt.

Projektierung.

Bedarfsanalyse und Zielsetzung. Entwicklung des Projekt- und Zeitplans. Location-Suche und Venue Management. Beratung und Vertragsmanagement. Verhandlung und Koordination mit Partnern und Lieferanten.

Finanzierung.

Kostenplanung und Budgetierung. Laufende Budgetkontrolle und transparente Auswertungen. Unterstützung bei steuerlichen Fragen. Professionelle Zahlungsabwicklung und effiziente Abrechnung.

Vor Ort.

Auswahl und Koordination von Dienstleistern. Organisation des Veranstaltungspersonals. Teilnehmermanagement. Detailplanung, Koordination und Betreuung aller Abläufe vor Ort.

Registratur.

Digitale Teilnehmerregistrierung und Online-Anmeldung. Zahlungsabwicklung und Teilnehmerkommunikation. Hotelbuchungen und individuelle Services. Laufendes Reporting und transparente Übersichten.

Marketing.

Entwicklung und Umsetzung von Website und Kommunikationsmitteln im Corporate Design. Unterstützung bei Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Koordination von Publikationen, Drucksorten und weiteren Kommunikationsmaßnahmen.

Abstracts.

Digitale Abstract-Einreichung und Verwaltung. Online-Begutachtung und Bewertung durch das wissenschaftliche Komitee. Kommunikation mit Einreichern. Unterstützung bei Programmerstellung und Veröffentlichung.

Meeting & Events

Ob Business Meeting, Firmenveranstaltung, Incentive oder individuelles Event: Wir entwickeln und organisieren Veranstaltungen, die zu Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe passen.
Von der Location und Logistik bis zur persönlichen Betreuung vor Ort koordinieren wir die einzelnen Bausteine und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Von der ersten Idee bis zur Umsetzung entwickeln wir individuelle Veranstaltungskonzepte, die zu Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe passen. Wir unterstützen bei der Auswahl besonderer Locations, gestalten den Ablauf und koordinieren alle relevanten Partner und Leistungen.

Auch das Finanzielle soll im Rahmen bleiben.

Eine gute Veranstaltung braucht auch eine solide finanzielle Planung. Wir unterstützen bei der Budgetierung, prüfen Angebote und Verträge und behalten die Kosten während des gesamten Projekts im Blick. Transparente Prozesse und klare Strukturen schaffen Sicherheit bei der Planung und Umsetzung.

Teilnehmermanagement

Wir begleiten Ihre Teilnehmer entlang des gesamten Veranstaltungsprozesses – von der Einladung und Registrierung bis zum Check-in vor Ort.

  • Online-Registrierung
  • Teilnehmerkommunikation
  • Zahlungsabwicklung
  • Hotelbuchungen
  • Teilnehmerdaten & Reporting
  • Check-in & Onsite Services
  • Zertifikate & Nachbearbeitung

Destination Management (DMC)

Eine erfolgreiche Veranstaltung endet nicht an der Kongresstür. Wir organisieren auch die Leistungen rund um Ihren Aufenthalt.

Hotelbuchung

Verhandlung und Reservierung von Zimmerkontingenten. Organisation von Gruppen- und Einzelbuchungen. Digitale Buchungslösungen und Online-Hotelmanagement.

Reiseplanung

Organisation der An- und Abreise. Buchung von Flug- und Bahntickets. Planung und Koordination von Transfers und Shuttle-Diensten. Unterstützung bei Visa und weiteren Reiseleistungen.

Rahmenprogramm

Individuelle Ausflüge und Aktivitäten. Auswahl und Buchung von Fremdenführern, Bussen und weiteren Partnern. Organisation exklusiver Führungen und individueller Erlebnisse.

Abendveranstaltungen

Auswahl und Organisation geeigneter Locations. Planung und Gestaltung des Abends. Koordination von Catering, Technik, Musik und Moderation. Betreuung und Koordination vor Ort.

Digitale & hybride Veranstaltungen

Digitale Lösungen unterstützen den gesamten Teilnehmerprozess und schaffen einen unkomplizierten Zugang zu Ihrer Veranstaltung.
Von der individuellen Registrierungsseite über Zahlungsabwicklung und Kommunikation bis hin zu Check-in und Reporting bieten wir digitale Lösungen, die zu Ihrem Veranstaltungsformat passen.

J@mes, der Web-Butler.

Mit J@mes, unserem digitalen Web-Butler, unterstützen wir Sie mit modernen Online-Lösungen rund um Ihre Veranstaltung. Von der Registrierung und Teilnehmerverwaltung bis zur Zahlungsabwicklung und Kommunikation lassen sich zahlreiche Prozesse digital abbilden und effizient organisieren.

Digitale Teilnehmerlösungen

Online-Registrierung und Teilnehmerverwaltung. Einladungsmanagement und automatisierte Kommunikation. Zahlungsabwicklung und Reporting. Check-in mit Barcode- oder QR-Code. Feedback und Online-Umfragen.

Individuelle Event Apps

Für Kongresse und Events entwickeln wir maßgeschneiderte Event-Apps – datenschutzkonform und abgestimmt auf Ihre Veranstaltung. Teilnehmer erhalten direkten Zugang zu Programm, Speaker-Informationen und Präsentationen und können sich aktiv am Veranstaltungsgeschehen beteiligen.

Interaktive Funktionen, Live-Umfragen, Feedbackmöglichkeiten und Push-Nachrichten schaffen eine direkte Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung.

Health Care & MedTech

Branchenspezifische Lösungen

Veranstaltungen im Health-Care- und MedTech-Bereich erfordern besondere Erfahrung und die Berücksichtigung branchenspezifischer Vorgaben. Unser erfahrenes Team unterstützt Unternehmen, Organisationen und Fachkräfte im Gesundheitsbereich bei der professionellen Planung und Umsetzung ihrer Veranstaltungen.

Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für Teilnehmermanagement, Abrechnung und Reporting sowie für die organisatorische Abwicklung von HCP- und HCO-bezogenen Prozessen und Sponsoring-Aktivitäten.

MedTech Trusted Partner.

Austropa Interconvention ist von MedTech Europe als Trusted Partner zertifiziert.Damit erfüllen wir die Voraussetzungen für die Zusammenarbeit im Rahmen des MedTech-Europe-Kodex und verfügen über entsprechendes Know-how zu den geltenden Vorgaben.

Wir unterstützen unsere Kunden bei der Organisation von Veranstaltungen und bei der Umsetzung der damit verbundenen Prozesse – transparent, strukturiert und unter Berücksichtigung der relevanten Compliance-Anforderungen.

Ihr nächster Kongress beginnt mit einem Gespräch.

Sie planen einen Kongress, eine Tagung oder ein Event?
Erzählen Sie uns von Ihrem Projekt. Gemeinsam finden wir die passende Lösung und klären, wie wir Sie bei der Planung und Umsetzung unterstützen können.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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